OFFICE MANAGER (M/W/D)

Permanent employee, Part-time · Stuttgart

Your Role

DEINE ROLLE & VERANTWORTLICHKEITEN
Als Office Manager (m/w/d) bist Du der "Feel Good Manager" unseres Teams vor Ort. Du sorgst dafür, dass im Büro alles reibungslos läuft und die Teams gerne ins Büro kommen. Du bist die Person, bei der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerne kurz innehalten und sich unterhalten. Gleichzeitig sorgst Du mit klaren Regeln in unserem Stuttgarter Büro für Ordnung.

Your profile

ALS UNSER OFFICE MANAGER (M/W/D) BIST DU FÜR FOLGENDE ADMINISTRATIVE AUFGABEN VERANTWORTLICH:

Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büro (Versorgung mit Büromaterialien, Prüfen des Posteingangs, Archivieren von Unterlagen, Akten und Daten (analog und digital), Terminierung von Bestellungen und Lieferungen, Überwachung und Verwaltung Terminen, Budgets und Verträgen).
Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Kunden, Dienstleister und die Teams in Stuttgart.
Du bist Ansprechpartner für den Vermieter, die Untermieter sowie für Handwerker, Architekten, etc.
Du beantwortest telefonische Anfragen.
Du kümmerst dich um die vorbereitende Buchhaltung (z.B. Verwaltung des Kassenbuchs und Dokumentation von Rechnungen).
Du sorgst für eine einladende Atmosphäre im Büro, indem Du Dich um die Ordnung kümmerst und das Erscheinungsbild unseres Büros mit unserem KXL Brand & Communications Team abstimmst. Daneben unterstützt du es bei der Organisation verschiedener Events.
Du organisierst wichtige Meetings sowie Veranstaltungen vor Ort in unserem Stuttgarter Büro (Buchung des Caterings, Raumvorbereitung, etc.).
Du bist in deiner Funktion ein starker Multiplikator unserer Unternehmenskultur und agierst als Vorbild für unsere Werte.
Du bist dafür verantwortlich, dass die Gesundheitsschutz- und Arbeitssicherheit-Standards im Betrieb umgesetzt werden.
Du organisierst Bestellungen und Lieferungen von unserem Stuttgarter Büro an andere KXL-Standorte oder Kunden und Kundinnen.
Du begrüßt unsere neuen Mitarbeiter & führst einen Teil der Onboardings durch.
Du arbeitest eng mit unseren anderen KXL-Büros in München, Hannover und Frankfurt zusammen.

DEINE ERFAHRUNG IST DAS, WONACH WIR SUCHEN:

Du hast eine kaufmännische Berufsausbildung abgeschlossen und bringst Erfahrungen im administrativen Bereich mit.
Du verfügst über ein sehr gutes Organisationstalent sowie gute Fähigkeiten Dich und Deine Aufgaben zu strukturieren und zu managen.
Du hast Freude an der Arbeit mit Menschen und bist ein Kommunikationstalent.
Dich zeichnet ein selbstständiger und proaktiver Arbeitsstil aus.
Du übernimmst gerne Verantwortung für Deine Aufgaben sowie darüber hinaus.
Idealerweise hast Du bereits Erfahrungen im Büromanagement, Eventbereich, in der Hotellerie oder im Tourismus sammeln können.
Du hast kein Problem, gängige IT-Tools einzusetzen, um Deinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.
Du bist offen für Veränderungen und hast kein Problem, Dich auf unvorhergesehene Situationen einzulassen.

WEITERE ANFORDERUNGEN AN DIESE STELLE SIND:

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse runden Dein Profil ab und machen Dich zur idealen Kandidatin/zum idealen Kandidaten für KXL. Weitere Sprachkenntnisse sind willkommen.
Du hast einen festen Wohnsitz im Großraum Stuttgart und die Bereitschaft, regelmäßig vor Ort zu sein (ein Einsatz aus dem Ausland ist nicht möglich).

Why us?

WAS WIR BIETEN, IST GROßARTIG
Wir bei Kaiser X Labs glauben, dass eine gesunde Work-Life-Balance allen zugutekommt und dass großartige Teams unterschiedliche Talente brauchen. Als Unternehmen der Allianz sind wir in der Lage, dir eine wettbewerbsfähige Vergütung sowie Zusatzleistungen zu bieten, die deiner Erfahrung entsprechen. Darüber hinaus bieten wir dir die Möglichkeit, in einem offenen und interdisziplinären Umfeld zu arbeiten, in dem unterschiedliche Perspektiven zusammenkommen, um die Zukunft der Versicherung zu gestalten.

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We are Kaisers.