EXECUTIVE ASSISTANT (M/F/D)

WIR SUCHEN NICHT EINFACH EINE ASSISTENZ - WIR SUCHEN DAS "RÜCKGRAT" UNSERER FÜHRUNGSEBENE. JEMANDEN, DER UNSEREN CEO UND UNSERE ZWEI MANAGING DIRECTORS NICHT NUR ENTLASTET, SONDERN SIE DURCH ERSTKLASSIGE ORGANISATION UND STRATEGISCHES MITDENKEN AUF DAS NÄCHSTE LEVEL HEBT. 
In dieser Rolle bist du die unsichtbare, aber unverzichtbare Kraft im Hintergrund eines sehr agilen Arbeitsumfelds. Du liebst es, wenn kein Tag wie der andere ist, behältst im größten Trubel den absoluten Überblick und sorgst dafür, dass komplexe Abläufe mit einer Leichtigkeit funktionieren, die andere staunen lässt. Du verstehst Executive Support als Handwerk auf Weltklasse-Niveau: Diskretion ist für dich Ehrensache, Präzision deine Leidenschaft und Vorausdenken dein Standard-Modus.

ALS UNSER EXECUTIVE ASSISTANT (M/F/D)
…bist du der Enabler für unsere Führungsebene. Deine Mission ist es, den Kopf der Geschäftsführung frei von Noise zu halten, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Du schaffst die Struktur, in der High-Level-Entscheidungen entstehen können.

DEINE AUFGABEN

Strategischer Executive Support

• Als Master of Calendars steuerst du vorausschauend und priorisiert die komplexen Terminkalender von CEO und den beiden MDs (u.a. in enger Abstimmung mit den Personal Assistants unseres Shareholders).
• Du planst die Reisen unseres CEOs und unserer MDs nicht nur, du orchestriert das gesamte Erlebnis – inklusive smarter Briefings und dem Plan B im Ärmel, falls sich Pläne spontan ändern.
• Du siehst Engpässe, bevor sie entstehen, und optimierst Abläufe proaktiv.

Kommunikation & Stakeholder-Management

• Du kommunizierst souverän und mit diplomatischer Leichtigkeit auf C-Level – intern wie extern.
• Du filterst die Flut an Informationen und bereitest sie so auf, dass Entscheidungen schnell und fundiert getroffen werden können.
• Du verfasst hochwertige Korrespondenz und Briefings, die den richtigen Ton treffen.

Inhaltliche Power & Präsentation

• Du arbeitest dich eigenständig in neue Themenfelder und strategische Projekte ein.
• Du erstellst Präsentationen und Vorlagen, die nicht nur inhaltlich sitzen, sondern auch ästhetisch unseren hohen Anspruch widerspiegeln.

DEINE ERFAHRUNGEN

• Du hast signifikante Erfahrung im Executive Support in einem dynamischen, modernen Umfeld (Agentur, Beratung oder Versicherung).
• Mit deiner Ownership-Mentalität wartest du nicht auf Anweisungen. Du siehst, was zu tun ist, und erledigst es mit extrem hohem Qualitätsanspruch.
• Du bist ein Profi in den gängigen Google-Tools und bewegst dich sicher durch Jira und Confluence.
• Du kombinierst höchste Präzision mit einer „Can-Do"-Attitude und bleibst auch bei Last-Minute-Anfragen tiefenentspannt.
• Du kommunizierst präzise, stilsicher und flüssig in Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich).
• Reisebereitschaft zu unseren Locations.

WAS WIR DIR BIETEN

• Impact: Du arbeitest direkt am Puls von Kaiser X Labs und gestaltest unseren Erfolg aktiv mit.

• Culture: Ein professionelles Umfeld ohne steife Hierarchien, dafür mit viel Vertrauen und Raum für Eigenverantwortung.
• Bei Kaiser X Labs sind wir davon überzeugt, dass eine ausgewogene Work-Life-Balance allen zugutekommt und großartige Teams vielfältige Talente brauchen. Als Unternehmen der Allianz bieten wir dir eine wettbewerbsfähige Vergütung, die deiner Erfahrung entspricht.

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Klingt nach deiner nächsten Challenge? Wenn du Organisation als strategische Exzellenz verstehst und Lust hast, Führung auf Spitzenniveau möglich zu machen, wollen wir dich kennenlernen. Lass von dir hören!

CF, MUC

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